Vamos à penúltima parte do material de estudo para a Certificação PMP!

 

6 – QUALIDADE

 

  • Para ações de melhoria não deve haver causa raiz.
  • Custo da Qualidade: ( ( Revisão + Teste + Treinamento + Retrabalho + Prevenção ) / Total ) x 100 %
  • As causa raiz só deve ser identificada em caso de problema que precise de ação corretiva.
  • Inconsistência e imprevisibilidade são indicações de que o processo está fora de controle.
  • Um gerente de projetos sempre deve avaliar a situação antes de recomendar uma ação corretiva ou mudança.
  • SIGMA:
    1. 1 Sigma: 68,26 %
    2. 2 Sigma: 95,46 %
    3. 3 Sigma: 99,72 %
    4. 6 Sigma: 99,99 %
  • Realizar a garantia da qualidade é o processo no qual fazemos as auditorias de qualidade para assegurar que estamos usando os processos corretos.
  • O controle da qualidade olha para os resultados das medições e as análises feitas na garantia da qualidade.

 

7 – COMUNICAÇÕES

 

  • Como calcular a quantidade de canais de comunicação: (N * (N–1)) / 2 => N = número de pessoas.
  • 90% do tempo do GP deve ser gasto com comunicação.
  • Tudo o que fazemos é mais formal em um ambiente de aquisições do que em outras atividades do projeto.
  • Sempre que tratar de contratos a comunicação é formal e escrita.
  • Sua comunicação precisa estar correta para a situação.
  • Um plano de gerenciamento de comunicações inclui uma definição de qual informação precisa ser coletada e quando.
  • A comunicação não verbal representa 55% da comunicação.
  • Relatório de tendências analisa o desempenho ao longo do tempo!
  • Para equipes remotas ou de vários países a habilidade mais importante é a comunicação.
  • Comunicação NÃO verbal são os gestos, a altura de voz, o posicionamento, etc.
  • O GP deve considerar as necessidades de todas as partes interessadas.
  • Um usuário do produto do projeto sempre é parte interessada, enquanto os outros podem ser ou não.
  • Só devem gasto tempo para distribuir as informações que contribuem para o projeto.

8 – RISCOS

 

  • Gerenciamento de riscos só ocorre no planejamento e no monitoramento e controle! Tome cuidado, pois o exame, às vezes, coloca a execução como resposta.
  • Atualização no registro dos riscos é a única saída de vários dos processos de gerenciamento dos riscos.
  • Estratégias: Eliminar ou Prevenir (Ameaça) / Explorar (Oportunidade)
  • Estratégias: Mitigar (Ameaça) / Melhorar (Oportunidade)
  • Estratégias: Transferir ou Terceirizar (Ameaça)
  • Estratégias: Compartilhar (Oportunidade)
  • Estratégias: Aceitar (Ameaça / Oportunidade)
  • Riscos Residuais: são riscos que foram aceitos e para os quais foram criados planos de contingência ou planos alternativos.
  • Riscos secundários: É um risco decorrente de outro risco.
  • Planos alternativos (também chamada Contorno) são ações que serão tomadas caso o plano de contingência não for eficaz.
  • O gerente de projetos deve se concentrar em evitar os problemas e não em tratá-los.
  • Fatores de risco: Probabilidade.
  • Fatores de risco: Intervalo de resultados possíveis (Impacto ou valor em jogo).
  • Fatores de risco: Momento esperado.
  • Fatores de risco: Frequência prevista.
  • Um limite é o ponto no qual um risco se torna inaceitável.
  • Os seis processos sequenciais para gerenciamento dos riscos são:
    1. Planejar o gerenciamento riscos
    2. Identificar riscos
    3. Realizar análise qualitativa dos riscos
    4. Realizar análise quantitativa dos riscos
    5. Planejar as respostas aos riscos
    6. Monitorar e controlar os riscos
  • Sempre que perguntar sobre quem deve ser envolvido na identificação dos riscos, a melhor resposta é “todos os envolvidos”, não somente as partes interessadas!
  • Identificar as causas-raiz faz parte do processo de identificar os riscos.
  • Cada um tem uma perspectiva diferente do projeto e pode apresentar suas ideias sobre oportunidades e ameaças.
  • Análise qualitativa dos riscos envolve identificar quais dos riscos listados serão tratados, é uma análise subjetiva. Uma das formas é a análise de Probabilidade X Impacto.
  • Análise quantitativa dos riscos é uma avaliação mais objetiva ou numérica, ou seja, determinar valores.
  • A qualificação do risco geral do projeto ocorre na análise qualitativa dos riscos.
  • A análise quantitativa dos riscos nem sempre é necessária. Pode ser ignorada e passar direto para resposta aos riscos. Um exemplo é realizar análise de probabilidade de cumprir os objetivos de um projeto.
  • A avaliação dos riscos se refere à identificação dos riscos por meio da análise quantitativa dos riscos.
  • O GP deve saber o que é uma arvore de decisão e ser capaz de calcular uma simples a partir dos dados fornecidos.
  • Uma arvore de decisão considera eventos futuros para tentar tomar uma decisão hoje.
  • Em uma arvore de decisão a melhor escolha é o valor monetário mais baixo.
  • Enquanto o GP ainda está planejando o projeto, está eliminando problemas (Ameaças) para que eles (problemas) não ocorram.
  • No exame presuma que todos os riscos foram determinados antes que ocorressem e havia um plano para cada um.
  • Diante de um problema a melhor resposta é a aquela de diz para aplicar o plano de contingência ao invés de discutir soluções.
  • Suas possíveis estratégias de respostas a riscos devem ser comunicadas a administração, as partes interessadas e ao patrocinador.
  • Reserva de contingências são para riscos CONHECIDOS que FORAM identificados no gerenciamento de riscos.
  • Reserva de gerenciamento são para riscos DESCONHECIDOS que NÃO foram identificados no gerenciamento de riscos.
  • O GP PODE aprovar o uso de RESERVAS para CONTINGÊNCIAS, mas para as RESERVAS de GERENCIAMENTO deve solicitar a Administração sua aprovação.
  • O exame pressupõe que o GP designou responsáveis pelas respostas a riscos, implementou planos de contingência e adotou outras ações.
  • GP que não realiza o gerenciamento de riscos dedica a maior parte do tempo na criação de soluções de contorno.
  • As reservas devem ser protegidas ao longo do ciclo de vida dos projetos.
  • As necessidades de reservas podem ser reduzidas e a reserva de tempo ou custo pode ser devolvida a empresa se os riscos identificados não ocorrerem.
  • O risco é tão importante que deve ser discutido em todas as reuniões da equipe.
  • Uma matriz de classificação de riscos é desenvolvida por um departamento ou uma empresa para fornecer um método padrão de avaliação de riscos. Não deve ser alterada para cada projeto, pois impossibilita a comparação entre projetos.
  • O proprietário do risco deve procurar os gatilhos e implementar a estratégia de resposta ao risco.
  • O proprietário das respostas aos riscos é designado para implementar as respostas e deve manter o gerente de projetos informado sobre quaisquer mudanças.
  • A técnica Delphi é usada com mais frequência para obter opiniões de especialistas sobre questões técnicas, o escopo necessário do projeto ou do produto, ou os riscos.
  • Quando um novo risco é identificado, mesmo depois do planejamento, ele deve passar pelo processo de gerenciamento de riscos.
  • Durante o monitoramento do projeto todos os riscos já deveriam ter sido comunicados ao patrocinador.
  • O processo Planejar as respostas aos riscos recebe entradas dos proprietários das respostas aos riscos.
  • Na iniciação pode ser realizada uma análise macro dos riscos. Uma boa opção neste caso e buscar informações históricas e lições aprendidas em projetos semelhantes.
  • Conforme novos riscos são identificados, é importante atualizar repetidamente o plano de gerenciamento dos riscos seguindo processo de análise do risco.
  • Quando o projeto se desviou muito da linha de base (IDC ou IDP muito baixos) deve-se fazer uma nova análise dos riscos.
  • Quando um problema não previsto no plano de riscos já ocorreu deve-se aplicar solução de contorno. Mas quando um risco não previsto é identificado antes de ocorrer deve passar pelo processo de análise do risco.

 

Fluxo de Riscos, Marcus Rocco, www.governancas.com.br

Fluxo de Análise de Riscos

 

Até a próxima, pessoal!

 

 

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REFERÊNCIAS

Estudo para a Certificação PMP – 2/4
Estudo para a Certificação PMP – 1/4

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