www.governancas.com.br, Governança das Aquisições, Marcus Rocco

 

Introdução à Governança das Aquisições

 

A Governança das Aquisições busca auxiliar nas tomadas de decisões sobre aquisições através do cumprimento dos papeis e das responsabilidades na função aquisição, a transparência dos processos e resultados, o uso eficiente de recursos e a otimização da disponibilidade e do desempenho dos objetos adquiridos, com a mitigação de riscos nas aquisições e o alinhamento das políticas e das estratégias de gestão das aquisições às prioridades do negócio, isto é, aplicando-se a governança e a gestão das aquisições de forma ampla. A governança, sendo conduzida pela Alta Administração da instituição, indicando o que deve ser feito, dando a direção a ser tomada, avaliando e monitorando a gestão das aquisições, que, por sua vez, sendo conduzida por gestores, definem como deve ser feito, estabelecem processos de trabalho e indicadores de avaliação.

 

A Governança das Aquisições é o conjunto de mecanismos de liderança, estratégia, políticas, diretrizes e estruturas organizacionais e controles, postos em prática para acompanhar, dirigir e avaliar os processos de gestão das aquisições, objetivando que estas contribuam para o alcance das metas da Instituição – definição baseada no Acórdão 2.622/2015-TCU-Plenário e na Resolução TCU 247/2011.

 

Este artigo foca na aplicação da Governança das Aquisições tendo como base o questionário do TCU – Levantamento do Perfil de Governança das Aquisições, que aborda este tema especificamente para a APF – Administração Pública Federal, mas que pode (e deve!) ser adaptado/estendido à qualquer tipo de instituição. Assim sendo, para a plena aplicação de Governança das Aquisições, as seguintes práticas devem ser consideradas:

 

Liderança

Para atender às práticas de liderança a instituição deve possuir e executar processo de seleção dos ocupantes das funções-chave da função de aquisições, considerando as competências necessárias às suas atividades e realizando periodicamente avaliações quantitativa e qualitativa dos recursos humanos que compõem a estrutura de recursos humanos da função de aquisições. A instituição deve, ainda, possuir um código de ética formal e monitorado e sua Alta Administração deve exercer a liderança organizacional estabelecendo objetivos, indicadores e metas para a gestão das aquisições.

 

Estratégia

A instituição deve definir diretrizes para as aquisições, como políticas de terceirização, de compras, de estoques dentre outras, direcionando as decisões operacionais das aquisições. Visando as atribuições e os controles específicos, a instituição deve definir as competências, atribuições e responsabilidades para os setores que compõem a área de aquisições e, visando apoiar decisões críticas sobre as aquisições, deve possuir uma instância colegiada (comitê, conselho, etc.), composta por integrantes de diversas áreas da instituição.

 

Controles

Visando aderência aos processos de governança, riscos e controles, devem existir diretrizes para a gestão de risco das aquisições, os gestores devem ser capacitados para realizá-la e a gestão de risco deve ser realizada e, visando controle social dos processos de aquisição, devem possuir canais para receber denúncias sobre impropriedades nas aquisições da instituição e uma área de auditoria interna na instituição, subordinada à um conselho independente. Ainda, a instituição deve estabelecer diretrizes e controles para conduzir as apurações de desvios ou irregularidades e dar transparência aos processos de aquisição.

 

Planos

A instituição deve executar processo de planejamento estratégico organizacional de aquisições e criar um plano formal com a visão, missão e objetivos organizacionais de longo prazo com indicadores e metas a serem alcançadas anualmente.

 

Pessoas

A instituição deve possuir um mapeamento de competências necessárias ao desempenho das funções-chaves da área de aquisições, além de uma política e processos formais e transparentes para a ocupação e capacitação dos ocupantes destas funções-chaves.

 

Processos

A instituição deve possuir processos formais para o planejamento das contratações, para a seleção de fornecedores e para a gestão dos contratos, fazendo uso de padrões para elaboração de documentos, visando consistência, velocidade, produtividade e minimização de erros. Devem possuir, ainda, processos, critérios e controles para apoiar as fases de elaboração dos instrumentos convocatórios de pregão, de seleção de fornecedor e de gestão dos contratos, cobrindo, assim, todo o fluxo de gestão do contrato.

 

Informação e Conhecimento

Visando a retenção da informação e aprimoramento do conhecimento, a instituição deve fazer uso de sistemas que conduzam à aplicação das diretrizes por ela definida, facilitando a transferência de responsabilidades sem a interrupção dos processos, facilitando a execução de processos para tomada de decisões com relação às aquisições, fazendo uso de informações das aquisições internas, como das informações das aquisições de organizações externas. E, de toda a forma, deve conduzir formalmente a evolução das competências e dos processos relacionados às aquisições.

 

Conclusão

A falta de atendimento às práticas apontadas leva a instituição a:

  • Possuir sua área de aquisições com execução, competências e conhecimentos insatisfatórios, não atendendo à Alta Administração;
  • Possuir sua área de aquisições sem conhecer as competências necessárias à boa execução de suas atividades;
  • Executar aquisições pouco ou não-estratégicas e à mercê de riscos não identificados;
  • Prejudicar os resultados a serem obtidos com as auditorias internas;
  • Prejudicar o controle social dos processos de aquisição sem a devida transparência.
  • Ter produtos/serviços adquiridos fora das expectativas de prazo, valor, qualidade e necessidades, podendo incorrer em problemas legais;
  • Ter seus procedimentos despadronizados e falhos, gerando retrabalho e produtos de trabalho imprecisos e não-repetíveis.

Todos estes problemas se traduzem em perda monetária direta, através da aquisição e/ou recebimento de produtos/serviços de forma indevida, e perda monetária indireta, através da falta de capacidade produtiva competente, despadronização, retrabalhos, aceite de riscos, inconsistências e problemas legais…

 

www.governancas.com.br, Governança das Aquisições, Marcus Rocco

 

Comprar bem é muito mais do que apenas comprar barato; é possuir um processo repetível embasado por diretrizes estratégicas; é ter controles que apoiem à uma seleção justa/criteriosa de fornecedor que se traduza na obtenção de produto/serviço necessário com quantidade, qualidade, prazo e custo orçados/planejados; é manter-se em conformidade interna, social e legal; é deixar todos seus stakeholders satisfeitos!

 

E agora… o que falta para sua Instituição implementar a Governança das Aquisições?

 

Saiba mais sobre as muitas Governanças em www.governancas.com.br

 

 

Baixe essa publicação aqui!

 

 

REFERÊNCIAS

 

Acórdão 2.622/2015-TCU

Resolução TCU 247/2011

Deixe uma Resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Você pode usar tags e atributos HTML:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>