Além de todos os benefícios já apontados resultantes da implantação da Governança de TIC (GTIC), ela também deve ser utilizada com foco na redução de custos, através da aplicação eficiente do orçamento de TIC, fazendo uso de políticas, diretrizes, qualidade, processos e das boas práticas de GRC.

Redução de custos pela Governança de TIC, www.governancas.com.br

Reduzindo custos através da Governança de TIC, www.governancas.com.br

Para que isso aconteça é necessário planejar, estabelecer e conduzir (gestão e controle) um programa de direcionamento/aperfeiçoamento da GTIC, tendo como alvo a minimização de seus custos diretos e indiretos. Algumas ações trazem resultados positivos na efetiva redução de custos de TIC:

  1. Atuar na ampliação do conhecimento e da capacitação dos gestores de TIC, fazendo com que esses percebam os resultados positivos e se tornem pontos de referência na evolução da GTIC.
  2. Fomentar e debater as disciplinas que compõem o tema Governança de TIC, focando no impacto resultante da excelência da gestão, mantendo os gestores alinhados desde as políticas até o uso das boas práticas.
  3. Estabelecer um programa de avaliação e evolução de performance dos processos, visando medir os impactos de gaps e bottlenecks e reduzir efetivamente seus tempos de execução.
  4. Estabelecer um framework de Arquitetura Corporativa específico que suporte o negócio, aplicando metodologias e melhores práticas já conceituadas no mercado, como TOGAF, COSO, ISO, COBIT, ITIL, PMBOK, CMMI, etc.
  5. Aplicar a Governança da Arquitetura Corporativa, visando trazer redução de custo por reuso, redução de curva de aprendizado e ampliação da integração e conformidade aos processos e Sistemas de Informação.
  6. Avaliar os processos produtivos, visando desonerar as equipes técnicas das atividades administrativas e permitir que as mesmas possam aplicar mais tempo produtivo (e dispendioso) nos desafios específicos de TIC.
  7. Estabelecer um programa de gestão de riscos corporativos (maximizar oportunidades e reduzir perdas) com o objetivo de atuação normatizada, consistente, convergente à estratégia da empresa e, mais importante ainda, aderente às demandas regulatórias (compliance).
  8. Atuar rigidamente na Governança de Dados, buscando o aumento da Segurança da Informação pela melhoria dos controles, redução de redundâncias e inconsistências, concessão de permissões de acessos devidos e proteção aos dados sigilosos/privados, proporcionando redução de custos de infraestrutura e de eventuais processos legais.
  9. Definir práticas para a contratação de serviços (terceirização) com base nos melhores procedimentos, buscando aumento na produtividade e qualidade do serviço (profissionais atualizados e regrados por SLA), na segurança da informação (Non-Disclosure Agreement), na excelência do negócio, na redução dos custos fixos mensais (custo operacional) e na redução dos riscos (terceirizados e contratados).
  10. Avaliar a terceirização das atividades de Service Desk, caso não seja um processo que componha a atividade-fim, permitindo a contratação sob demanda com segurança, uma vez que os serviços serão padronizados (rotineiros) e garantidos por SLA.
  11. Avaliar a aquisição ou terceirização do desenvolvimento de sistemas de informação, assim como no caso do Service Desk, caso não seja uma atividade integrante da atividade-fim, gerenciando, controlando e medindo as entregas através de metodologias conceituadas e SLA.
  12. Avaliar a contratação de Data Center externo ou Cloud Computing, evitando, desta forma, a aquisição de sala-cofre e seu alto custo de manutenção, gerenciamento, depreciação e defasagem tecnológica de SW e HW, possibilitando, ainda, flexibilidade na gestão dos recursos demandados (ampliação de capacidade por demanda), além da redução do TCO (custo total de propriedade).
  13. Estender as ações de GTIC junto aos fornecedores visando garantir que os serviços/produtos entregues pelos mesmos agreguem efetivamente valor ao negócio, ratificando que a opção de compra (contratação externa) para redução de risco tenha sido a melhor escolha (análise make-or-buy).
  14. Atuar na gestão da qualidade (valor da entrega) dos serviços/produtos com o objetivo de reduzir o retrabalho, melhorar o índice de satisfação dos clientes e, consequentemente, aumentar sua competitividade e rentabilidade.
  15. Estabelecer um programa que fomente a governança abrangente e integrada em todas as disciplinas da cadeia de valor de TIC (estratégia de TIC, arquitetura, projeto e portfólio, ciclo de vida do aplicativo/produto, infraestrutura e dados, ciclo de vida de serviço, fornecedor e terceirização), visando homogeneidade, fluidez e convergência dos objetivos.
  16. Atuar na Governança da Inovação, visando melhoria da eficiência da TIC na adoção de novas soluções (metodologias, tecnologias, ferramentas, frameworks e outros).
  17. Avaliar, medir e evoluir sua infraestrutura de redes, visando aplicação de canal de voz na rede de dados (VoIP).
  18. Ao avaliar a aquisição versus locação de ativos de TIC (servidores, desktops, notebooks, storages, appliances e outros), além de analisar o impacto no fluxo de caixa, ponderar com relação ao breakeven dessas opções levando em consideração, as configurações disponibilizadas, a depreciação do ativo, se o ativo estará em missão crítica, quem dará suporte às manutenções corretivas, se existem manutenções evolutivas planejadas, se há possibilidade de substituição por defeito/quebra, os custos de licenças de SWs básicos e se o ativo terá seguro – nos dois casos, considere a inclusão de processo de segurança às informações sensíveis mantidas nos ativos que serão descartados ou que retornarão à empresa proprietária ao término da locação.
  19. Manter os custos de TIC rastreáveis, possibilitando estudos e análises detalhadas e seguras, permitindo ajustes e acompanhamento dos indicadores financeiros e precisão nas informações alavancadores de decisões.
  20. Estabelecer baselines com o planejamento dos recursos (ativos, financeiros e humanos) visando avaliação do gerenciamento efetivo da Governança de TIC. Essas baselines deverão ser mantidas atualizadas, objetivando análise e indicação de previsibilidade de variações futuras, direcionando à implementação de ações preventivas ou corretivas.

 

E, além das ações apresentadas acima, é claro que todos os processos que comporão o programa de Governança de TIC deverão ser medidos e controlados, visando a melhoria contínua (método DMAIC) de seus resultados.

Estamos vendo que não é simples planejar e executar ações de redução de custos através da Governança de TIC, menos ainda se forem executadas dentro de processos medidos, controlados e balizados pela GRC, porém, com certeza, os resultados virão e serão satisfatórios!

 

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REFERÊNCIAS

Por que você precisa da GRC

15 sintomas de necessidade de Governança de TIC

Agindo nos 15 sintomas de necessidade de Governança de TIC

Mapeamento de Processos com BPMN e Bizagi

Arquitetura Empresarial através do framework TOGAF

Maturidade no Processo de Gestão de Riscos Corporativos

Governança de Compliance: Due Diligence

Gestão da Terceirização de TIC

Governança de Dados das Vacas e das Coisas

Checklist da Norma ISO 27.001

Governança das Aquisições

Indicadores Financeiros

Como implantar a Governança de TIC

Maximizing Business Value Through Effective IT Governance

How to Improve the Governance of Outsourced IT Contracts While Reducing Cost

IT Financial Management – Cost transparency and effective IT governance

The 7 Habits of Highly Effective IT Governance

 

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